Après le plan de classement des archives validé il y a de cela deux mois, le CHU-YO, à travers son service des archives et de la documentation, vient de boucler du 3 au 5 juillet dernier, un atelier sur le Tableau de Gestion des Archives. Avec ces deux documents, le CHU-YO s’achemine vers la mise en place intégrale des outils appropriés de gestion des archives. Pour en savoir davantage sur les retombées de cette grosse action qui va contribuer à booster la gestion des archives de l’hôpital, la responsable dudit Service, Madame Bazié Lydie Carine, a voulu répondre à nos questions.
Vous avez fait une formation sur le tableau de Gestion des archives ? C’est quoi exactement le TGA ?
C’est un atelier et non une formation. Nous avons fait une 1ère phase qui consistait à l’élaboration du tableau de gestion des archives du CHU-YO et la 2e phase a concerné la validation.
Le TGA est un outil de gestion des archives qui consiste à déterminer la durée d’utilité administrative des archives produites ou reçues au CHU-YO. Après la durée d’utilité administrative il y a aussi le sors final. C’est à dire si le document est à détruire ou à conserver.
Quels sont les grands objectifs visés par cette formation?
Les grands objectifs de cet atelier c’est de mettre de l’ordre dans tout ce qui est archive dans les différents services du CHU-YO – Il s’agissait de maitriser les 03 niveaux des archives que sont les archives courantes, les archives intermédiaires et les archives définitives puis dégager une durée d’utilité administrative de ces archives.
Quelles sont les spécificités des archives du CHU YO, surtout leur quantité ?
Comme toutes archives hospitalières, les archives du CHU-YO ont un caractère privé, elles touchent directement la vie privée de l’Homme. Le CHU-YO produit énormément des archives, si je prends le Département de Gynécologie Obstétrique par jour il produit plus de 50 dossiers.
La formation sur le TGA a concerné combien d’acteurs du CHU-YO ?
L’atelier de validation sur les TGA a concerné une cinquantaine d’acteurs composés des directeurs, médecins, chefs de service, des majors, secrétaires et personnes ressources.
Après cette formation, qu’est-ce qui va changer en matière de gestion des archives ?
Après cet atelier de validation du TGA, les différents producteurs des archives sauront comment gérer les archives avec l’appui du service des archives et de la documentation. Ils auront une idée sur la durée d’utilité administrative des archives.
L’activité (TGA) a besoin de financements pour implémentée ? si oui comment avoir ces ressources financières ?
Le TGA comme le plan de classement que nous avons validé constituent des outils de gestion des archives. Actuellement le CHU-YO ne dispose pas de local central pour la gestion de ses archives, il faut donc un financement conséquent pour une meilleure gestion des archives. Nous comptons déposer un projet auprès de certains bailleurs pour un financement.
Un mot à l’endroit du DG qui a facilité cette formation
A l’issue de cet atelier de validation nous avons fait un certain nombre de recommandations que pour le plan de classement des archives. Nous tenons à remercier le DG pour son engagement pour une meilleure prise en charge des archives qui constituent la mémoire du CHU-YO.
Un mot à l’endroit des participants
Nous tenons à remercier les ANBF, la DAD/MSHP qui nous ont toujours accompagné à chaque fois qu’on les a sollicitées malgré leur agenda chargé. Nos remerciements vont à l’endroit du Centre hospitalier Universitaire de BOGODOGO qui était à nos côtés ainsi qu’à tous les acteurs du CHU-YO.
Votre dernier mot
En somme je dirai que le manque de local central pour la gestion des archives ne doit pas empêcher le fonctionnement du service des archives et de la documentation. Une fois qu’on arrive à mettre les outils de gestion en place nous allons créer un cadre de concertation et designer un point focal par service. Pour vous dire que très bientôt quand nous allons avoir le bâtiment R+2 pour les archives, les choses iront vite et bien.
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