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vendredi 12 avril 2024
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Le CHU YO dispose désormais d’un plan de classement de ses archives.

Consciente de l’importance stratégique des archives à l’hôpital, la direction générale s’est engagée dans un processus de gestion recommandée de ses archives. Disposant d’un plan draft de classement des archives, le CHU-YO, à travers son service des archives et de la documentation, a initié les 21 et 22 mars un atelier de validation dudit plan.

En effet, la gestion efficace des archives dans les services publics constitue généralement un chemin de croix dans les services publics. L’image des bureaux s’amoncelant des documents vieillis et jaunâtres, ou des tiroirs débordants de paperasses, ou encore des salles d’archives d’accès difficile du fait des documents éparpillés et bouchonnant parfois la porte…

Il découle de cet état de fait, que la santé même des acteurs chargés de la gestion des archives peut être en jeu, sans compter les nombreuses difficultés quand vient le moment de rechercher une information archivée…Ces défaillances relèvent à la fois des problèmes organisationnels dans les services, mais aussi du manque ou de la non application des outils de gestion des archives.

Cette activité a bénéficié de l’accompagnement des archives nationales du Burkina Faso, de la direction des archives et de la documentation du Ministère de la santé et de l’hygiène publique, ainsi que de l’archiviste du CHU pédiatrique Charles de Gaulle.

La représentante des archives nationales, madame Poda Bertille Amélie, à la clôture de l’atelier, a usé de cette image : « gérer une administration sans plan de classement des archives, c’est comme conduire un véhicule en actionnant le levier de freinage manuel ». Autrement dit, le rythme ou l’allure souhaitée ne sera pas obtenue.

Elle a rappelé le début de chemin parcouru par l’hôpital en matière de gestion des archives, et insisté sur le fait qu’on est qu’au début pour inciter ainsi à suivre les étapes ultérieures. Le directeur des archives et de la documentation du Ministère de la santé et de l’hygiène publique, Mr SANOU DAD, s’est félicité de la qualité des travaux et souhaité que les administrations accompagnent les services chargés de la gestion des archives. Il a surtout remercié le DG du CHU-YO pour cette initiative.

Le chef de service des archives et de la documentation du CHU-PCDG, a indiqué les archives, ce sont nos mémoires, et la mémoire est la béquille de l’intelligence », a-t-il fait savoir. Le représentant de la cinquantaine de participants, le Dr Assami Barry, a remercié la direction générale pour « cette activité qui nous a permis d’apprendre et de comprendre véritablement l’importance des archives.».  Il a souhaité que l’accompagnement du directeur général puisse se concrétiser afin que les vœux exprimés se matérialisent.

Le chef de service des archives et de la documentation du CHU-YO, Madame Bazié Anna Corrinne Lydie, a souligné que « le plan de classement des archives est le premier outil qui permet une gestion efficace des archives ». Elle s’est dit très satisfaite de ces deux jours de travaux qui ont permis d’attribuer des codes à l’ensemble des documents produits ou reçus par le CHU-YO. Comme résultats attendus ;« nous aurons un ordre très précis qui facilitera la gestion des archives », a-t-elle conclu.

A l’ouverture et la clôture de cette activité, le Directeur général a marqué sa présence en signe de soutien aux acteurs et de sa volonté d’accompagner le processus de gestion normalisée des archives au CHU-YO.

RECOMMANDATIONS ISSUES DE L’ATELIER     A L’endroit des Archives Nationales du Burkina Faso (ANBF) –          Trouver les moyens nécessaires pour accepter les archives définitives du CHU-YO ; A l’endroit de la Direction des Archives et de la documentation du Ministère de la santé et de l’hygiène publique (MSHP) : –          Organiser des audits au moins une fois l’an pour s’imprégner de la prise en charge effective des archives dans les différentes structures sanitaires ; –          Former les archivistes du ministère chaque année pour une meilleure gestion des archives A l’endroit du Centre Hospitalier Universitaire Yalgado OUEDRAOGO(CHU-YO) –          Accompagner le service des archives et de la documentation pour la réalisation des autres outils de gestion des archives ; –          Former les SUS et les secrétaires sur le pré-archivage ; –          Mettre à la disposition du service des archives les ressources humaines –          Mettre en place une bibliothèque physique ; –          Renouveler l’abonnement à la bibliothèque numérique ; –          Construire un bâtiment R+2 respectant les normes d’un bâtiment dédié à la documentation –          Equiper le bâtiment de matériel adéquat selon les normes archivistiques pour le rangement des archives.

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